En la instalación de un estudio o despacho es vital tener la previsión de contar con los equipos y los productos adecuados a mano para no tener que paralizar el trabajo para acciones tan simples como comprar bolígrafos o papel para imprimir.
El funcionamiento de un estudio requiere de un engranaje perfecto que facilite el desempeño diario, sea cual sea la actividad a la que se dedique. El proceso de organización, compra y previsión de productos indispensables es una parte determinante para garantizar que la productividad no se detenga por situaciones tan pequeñas como contar con herramientas para llevar registros.
Al momento de programar la dotación es oportuno evaluar qué tipo de productos se utilizarán más en el trabajo diario. Debe efectuarse un estudio previo de la cantidad de material que se necesitará por periodos determinados para asegurar que tenga suficiente abastecimiento.
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Seleccionar los folios adecuados
La lista de productos indispensables comienza por el papel para los documentos, cartas y comunicaciones. Lo primero es determinar los diferentes formatos que se utilizarán y si son compatibles con la impresora o fotocopiadoras. Entre los más comunes están los folios A4 muy usados en documentos y trámites oficiales. Es un papel de formato estándar clásico, que mide 210 mm de ancho por 297 de alto y que es compatible con la mayoría de equipos de impresión.
Además, existen folios en formato Din A3 (297×420 mm) perfecto para carteles; el DIN A5 que es más pequeño (148×210 mm), un tamaño similar a una libreta y cuartillas, que tienen diferentes usos.
Las hojas de papel pueden variar, además, en grosor que puede tener 350 g/m 2 que es más grueso y resistente o los más finos. El papel de uso más común es de 80 g/m 2. Pueden seleccionarse hojas con toque satinado o mate, así como de tonalidad crema o completamente blanca. La impresión en cada caso es diferente.
Los trabajos de oficina generalmente se efectúan en folio blanco mate, esto para darle seriedad. En trabajos más informales o destinados a la creatividad o educación, se puede jugar más con los matices de colores y acabados.
Listo para las notas
En ningún estudio u oficina pueden faltar bolígrafos y roller, listos para tomar notas, dictados, pedidos o firmar recibidos. Estos artículos no pueden faltar para desempeñar las labores diarias, van desde los sencillos a los de lujo.
La elección del bolígrafo ideal depende del gusto y el uso que se le va a dar, puede ser el clásico tipo Bic o las opciones con tinta borrable que son más nuevas.
Siempre es preferible seleccionar marcas de bolígrafos de buena calidad, para que garantice un buen trazo y menos fallos. Nada peor que quedarse sin tinta en medio de una toma de dictado para una carta o que manche al momento de firmar un documento importante.
Algunas oficinas utilizan plumas con tintas de diferentes colores (azul, negro o rojo, principalmente, o de otros colores para los más creativos), sobre todo para marcar egresos e ingresos a libros contables, si se llevan a mano, o para hacer correcciones.
El tipo de trazo puede ir del más fino (0,4 mm) a los más gruesos de (1 mm), hay de tinta normal o de gel, para todos los gustos. Es aconsejable probar con qué tipo de bolígrafo se siente más cómodo, antes de hacer pedidos grandes.
Algunos plumeros son de punta fija y otros de punta retráctil, para evitar manchones en la camisa o el bolsillo. La ergonomía es otro factor a considerar, algunos están diseñados con mejor agarre que otros.
Existen opciones para bolígrafos con vida útil corta (desechables) y aquellos que se recargan. En este último caso debe preverse contar con recambios para que siempre se tenga disponible cuando haga falta. Sobre todo sí es para el jefe o quien firma la nómina.
En caso de dibujantes y diseñadores o redactores, también es conveniente tener a disposición lápices de diferente grosor, marcadores de colores, resaltadores, además de borradores y sacapuntas. También es necesario contar con post-it, tanto adhesivos como simples, para dejar recados o marcar pendientes, así como los infaltables clics, carpetas y grapadoras para tener todo en perfecto orden.